Sistemul Kaizen — un nou mod de gestionare a producției

Sistemul Kaizen este o tehnică japoneză de management al producției. Există legende despre sârguința și eficiența japonezilor. Aceștia duc la bun sfârșit orice lucrare pe care o încep. Și asta indiferent de funcția pe care o dețin. Pentru ei, munca nu se transformă într-o rutină. Cum este posibil acest lucru? Datorită unei abordări corecte. Care este acea abordare?

Trecutul

Ce este Kaizen? Este o filozofie japoneză care are ca scop normalizarea, ridicarea producției de produse la nivelul următor. S-a vorbit pentru prima dată despre ea în perioada de după cel de-al Doilea Război Mondial. La acea vreme, mai multe companii mari din Japonia căutau o modalitate de a se redresa în urma tulburărilor provocate de război.

Sistemul Kaizen a fost creat de Masaaki Imai, fondator al KAIZEN Institute Consulting Group lean și al Cambridge Corporation. Conceptul introdus înseamnă literalmente schimbare în bine (kai — schimbare, zen — pentru mai bine). Prima popularitate i-a apărut în 1986, după ce a fost publicată o carte dedicată acestei metodologii — «Kaizen: cheia succesului pentru companiile japoneze».

Sistemul Kaizen se referă la creșterea eficienței companiei, la îmbunătățirea continuă printr-o schimbare completă a managementului.

5 principii principale ale Kaizen

Sistemul japonez se bazează pe cei 5 S:

• S — minuțiozitate (sortare);
• S — consecvență;
• S — curățenie;
• S — sistematizare;
• S — disciplină (implementare).

Utilizarea fiecăruia dintre aceste puncte a ajutat multe companii să se redreseze rapid în anii postbelici. Ele nu și-au pierdut relevanța nici în prezent. Să analizăm fiecare punct în detaliu.

Sortare

Gândiți-vă la ceea ce vă împiedică să lucrați mai eficient? Ți-ai dat seama de asta? Faceți o listă cu aceste lucruri. Cel mai probabil, lista va menționa faptul că vă ocupați atât de sarcinile proprii, cât și de cele ale altora. Nu vreți să faceți asta. Gândiți-vă la ce sarcini puteți delega colegilor și la care puteți renunța. Ca exemplu, luați companiile în care managerii întocmesc un contract și calculează costul serviciilor. Deși această muncă este de obicei făcută de un contabil.

Nu încercați să faceți totul singur. Sistemul Kaizen sugerează atribuirea de responsabilități. Schimbați fluxul de lucru. Chiar și micile ajustări de acum, vor duce la schimbări majore în viitor.

Consecvență

Odată ce tot ce este inutil a fost eliminat din fluxul de lucru, optimizați-l. Pentru a face acest lucru, țineți un jurnal timp de câteva săptămâni. Scrieți tot ceea ce se referă la activitățile dumneavoastră. Acestea sunt probleme rezolvate, o listă de sarcini, timpul petrecut pentru îndeplinirea fiecăreia dintre ele.

După perioada de timp specificată, analizați înregistrările. Veți vedea că cea mai mare parte a zilei este dedicată muncii de rutină. De ce să nu faceți lucrurile importante în aceste ore, lăsând restul pentru mai târziu?

Curățenie

Păstrați-vă spațiul de lucru ordonat. Luați-vă timp în fiecare zi pentru a stivui în mod ordonat hârtiile, papetăria etc. Acest lucru va face ca ziua următoare să treacă fără să vă grăbiți să căutați documentul potrivit.

Curățenia ar trebui să fie adusă și în gândurile dumneavoastră. Ultimul lucru pe care îl veți face la serviciu va fi să rezumați și să faceți un plan pentru mâine. Când plecați de la birou sau de la producție, uitați de muncă. Oferiți creierului dvs. o pauză, altfel productivitatea acestuia va fi redusă simțitor.

Sistematizare

Ați scăpat de sarcinile și responsabilitățile inutile. Ați stabilit ordinea în care trebuie îndeplinite cele mai importante sarcini. Acum faceți un program. Încercați să îl respectați.

Disciplina sau punerea în aplicare

Faceți tot posibilul pentru a pune în aplicare noul plan de lucru. Nu vă întoarceți la cum erau lucrurile înainte. Nu uitați, obiectivul principal al sistemului Kaizen într-o întreprindere este îmbunătățirea continuă.

Tehnologia și caracteristicile Kaizen

Orice afacere implică mai multe procese. Cel mai adesea, acestea sunt producția, contabilitatea, comunicarea cu clienții și furnizorii și deservirea vizitatorilor. Pentru a optimiza, acordați atenție fiecărui punct. Dacă se ignoră ceva, eficiența producției va scădea. Pentru a evita acest lucru, observați chiar și lucrurile mărunte.

Îmbunătățirea fluxului de lucru începe prin împărțirea acestuia în etape. După aceea, luați în considerare fiecare etapă în parte. Poate că există redundanță. Să spunem că la întreprindere este necesar să se optimizeze producția. Scopul principal este de a-i face pe lucrători să fie ocupați. Aceștia ar trebui să lucreze, nu să dea un aspect ocupat. De asemenea, este necesar să se ocupe de vânzările de produse finite.

În acest caz, optimizarea Kaizen se va desfășura în 9 etape.

Identificarea problemei

În multe organizații nu se obișnuiește să se discute problemele cu voce tare. Acestea sunt cunoscute de câteva persoane care, în cele din urmă, iau decizia. Din această cauză, noile informații ajung la angajați mai târziu sau într-o formă distorsionată. Acest lucru are un mare impact asupra eficienței.

Există dificultăți în fiecare întreprindere. Dar acestea nu trebuie să fie ținute în tăcere. Ele trebuie să fie discutate, scoase la lumină. În caz contrar, problema va rămâne o problemă.

Analiza costurilor

Unde sunt cheltuite resursele în procesul de producție?

1. Mișcări inutile. Adesea, lucrătorii trebuie să se deplaseze mult prin atelier în căutarea materialului potrivit.
2. Defecte. Se întâmplă ca acestea să fie trecute cu vederea în etapa inițială a producției. Eliminarea lor necesită efort și bani. Este mai bine să rezolvați astfel de probleme chiar de la început.
3. Surplus. Dacă volumul de producție este mai mare decât volumul vânzărilor, surplusul este depozitat în depozit. Acesta este un alt element de cheltuieli.

Nu uitați de resursele de timp. Orice parte a producției necesită timp. Există un avantaj pentru acei angajați care le pot reduce.

Opinia angajaților

Merită să fie ascultată. Henry Ford spunea că datorează prosperitatea companiei angajaților. Ideile lor au fost cele pe care le-a pus în aplicare. Oamenii erau interesați să îmbunătățească producția pentru că știau că sugestiile erau răsplătite cu generozitate.

Pentru ca personalul să participe la dezvoltarea companiei, acesta trebuie să fie motivat. Puțini angajatori își dau seama de acest lucru. Ca urmare, angajații își fac «automat» munca fără să se gândească la ce se va întâmpla în continuare.

Sistemul Kaizen sugerează ca managerii să asculte sugestiile chiar și atunci când acestea par nesemnificative. Angajaților ar trebui să li se ofere posibilitatea de a-și exprima ideile, de a le pune în practică, de a le spune colegilor despre ele și de a primi recompense.

Abordarea deficiențelor

Orice metodă de management va avea neajunsuri. Și, se pare, combaterea lor este principiul principal al tuturor companiilor. Cu toate acestea, în realitate, nu este totul așa. Adesea, angajații și conducerea sunt conștienți de problemă, dar nici măcar nu încearcă să o rezolve. În timp, această atitudine față de afaceri va sfârși prin a se prăbuși. Evitarea unor astfel de consecințe va ajuta 3 reguli:

1. Lucrul stricat nu este atât de important — aruncați-l.
2. Lucrul stricat este necesar — reparați-l.
3. Ceea ce nu funcționează la potențialul său maxim merită îmbunătățit.

Nu uitați: lenea și lipsa dorinței de a crește nu sunt cele mai bune calități ale unui om de afaceri.

Economii

Potrivit managerilor, puteți economisi bani doar pe salarii. Sistemul Kaizen infirmă această afirmație. Puteți economisi bani prin îmbunătățirea echipamentelor vechi sau prin înlocuirea lor cu echipamente noi.

Concentrați-vă pe clienți

Adesea, acest aspect nu este luat în considerare. Deși el determină cât de câștigătoare va fi ideea de afacere. Este important să se ia în considerare opiniile clienților cu privire la calitatea, prețul sau caracteristicile produsului.

Înființarea unor grupuri de lucru

Echipele vor fi responsabile pentru calitate. Acestea îi vor ajuta pe membrii echipei să se simtă importanți, vor oferi motivația de a lucra și mai eficient. Aceasta este o modalitate excelentă de a crește dorința angajaților de a se îmbunătăți.

Crearea de standarde

Este vorba despre standarde de calitate. Sistemul Kaizen recomandă stabilirea și respectarea acestora. Dificultățile care apar în procesul de lucru ar trebui să fie înregistrate pe hârtie. Fiecare angajat ar trebui să aibă instrucțiuni despre cum să acționeze în situații neprevăzute. Este important ca întreprinderea să dezvolte un sistem de management al calității (QMS).

Concluzii și fapte

În mod logic, concluziile se bazează pe fapte. Aveți încredere doar în informațiile reale, nu în ipoteze și teorii.

Filozofia Kaizen ca parte integrantă a fabricației suplu

Producția Lean este obiectivul tuturor întreprinderilor. Sistemul Kaizen este modalitatea de a-l atinge. Pentru a face acest lucru, trebuie respectate o serie de principii:

1. Ideea principală a Kaizen este îmbunătățirea continuă a competențelor, abilităților și tehnologiilor. Dacă nu schimbați producția în bine, costurile vor crește. Împreună cu acestea, prețul produselor va crește, iar competitivitatea lor va scădea. Pentru a evita acest lucru, faceți din dezvoltare o stare obișnuită, faceți-o în fiecare zi.
2. Managerii care caută să câștige mai mulți bani, de obicei, nu se gândesc la angajați. Prin urmare, ei vor pierde bani, oameni și un nume bun. Ei, pe de altă parte, trebuie să arate respect pentru echipă, să arate importanța clienților.
3. Compania nu ar trebui să depindă de numărul de comenzi. Asta a spus Henry Ford. Avea parțial dreptate, pentru că perioadele de întrerupere fără comenzi duc la costuri suplimentare. Dacă acestea sunt reduse, prețul produselor va scădea. Iar acest lucru va duce la noi clienți și la o cifră de afaceri mai mare. Sarcina asupra personalului va fi egală.
4. Păstrarea produselor excedentare în stoc este, de asemenea, asociată cu risipa. De asemenea, va exista risipă atunci când furnizorii întârzie livrarea componentelor potrivite. Sistemul «kanban» va contribui la remedierea situației. Conform acestuia, totul trebuie să fie făcut la timp.
5. Totul în producție trebuie să fie de înaltă calitate. Acestea sunt elemente suplimentare, piese, ambalaje, transport. Erorile mici sunt mai bine văzute și corectate în etapele inițiale.

Un alt principiu Kaizen se referă la reciclarea sau eliminarea deșeurilor. Potrivit lui Masaaki Imai, care a fondat tehnica, acesta este baza producției fără adaosuri.

Conceptul și regulile gemba Kaizen

Este unul dintre principalele instrumente ale producției simplificate în cadrul sistemului Kaizen. Cuvântul gemba înseamnă un loc real. Acesta poate fi un șantier de construcții, o fabrică de producție etc.

Kaizen gemba presupune îmbunătățirea locului de muncă, ceea ce va aduce beneficii companiei sau producției în ansamblu. Există 5 reguli care trebuie urmate aici:

1. Vizitați locul de muncă pentru a rezolva problema. În acest fel veți obține informații de încredere despre ceea ce a mers prost. Și, de asemenea, veți lua cea mai potrivită decizie.
2. Determinați la ce se referă problema. Poate fi o persoană, o tehnică, materiale, o metodă de lucru, calcule.
3. Pentru a preveni înrăutățirea situației, găsiți o soluție temporară.
4. Găsiți cauza principală a ceea ce s-a întâmplat.
5. Pentru a evita situații similare în viitor, înregistrați pe hârtie esența problemei și soluția acesteia.

Aceste reguli Kaizen vă protejează împotriva situațiilor stresante și a problemelor de producție. De asemenea, ele ajută la prevenirea pierderilor inutile de timp și de bani.

Kaizen și managementul

După cum s-a menționat mai sus, esența sistemului Kaizen este îmbunătățirea continuă a metodelor de management și de producție. În acest caz, managementul îi ajută pe angajați să lucreze în așa fel încât să îndeplinească pe deplin standardele. Dacă acest lucru nu funcționează, angajatul este instruit. O opțiune este de a ajusta standardele. Cu cât managementul este mai bun, cu atât mai multe astfel de activități sunt realizate.

În general, sistemul Kaizen are ca scop dezvoltarea la angajați a unei atitudini pozitive față de procesul de lucru. Nu există o metodă «morcovul și bățul». Angajaților nu li se dau ordine. Ei sunt încurajați. Ei primesc sugestii pentru îmbunătățirea procesului de lucru, idei, și le includ în discuțiile din consiliu. Și apoi decid cum să pună în practică aceste idei. Conducerea face tot posibilul să motiveze echipa să lucreze și mai bine, să crească, să se dezvolte.

În companiile care lucrează în conformitate cu sistemul Kaizen, managerul de top este întotdeauna la curent cu ceea ce se întâmplă la locurile de muncă. El este interesat chiar și de detaliile minore.

Conform sistemului Kaizen, rezolvarea problemelor sociale este la fel de importantă ca și problemele economice. Angajații ar trebui să fie implicați în procesul de lucru. Datorită acestui fapt, productivitatea muncii va crește, calitatea produselor fabricate va crește. De asemenea, va crește popularitatea sa în rândul clienților.

Ce înseamnă să ai zero pierderi într-un sistem Kaizen?

Metoda Kaizen de gestionare a producției propune împărțirea activităților din întreprindere în 2 grupe:

• cele care aduc valoare;
• cele care nu aduc valoare.

Acestea din urmă includ:

• depozitarea surplusului de producție în depozite;
• timpii morți de producție;
• pierderile de transport;
• pierderile din activități inutile.

Producția de produse defecte poate fi, de asemenea, adăugată pe listă. Astfel de acțiuni ar trebui eliminate cât mai curând posibil. Aceasta este singura modalitate de a minimiza consumul nejustificat de timp, resurse financiare și de altă natură.

Exemple străine și naționale de Kaizen la unitățile de producție

Cel mai grăitor exemplu de implementare a sistemului Kaizen în producție este considerat, pe bună dreptate, compania Toyota. Managerii acestei companii consideră că angajații lor sunt oameni care pot face față oricărei sarcini care le este pusă în față.

Taiichi Ono, care a condus compania în anii ’70 ai secolului trecut, a practicat o tehnică interesantă. El a stabilit un obiectiv de a produce 100 de unități de bunuri într-o oră. Dar inginerii aveau suficiente resurse pentru a produce 90. Aveau două opțiuni. Prima era să rămână la locul de muncă. A doua era să găsească o modalitate de a îmbunătăți procesul de producție și de a îndeplini cerința. Când sarcina a fost îndeplinită, 10% dintre angajați au fost transferați pe o altă linie. Pentru restul, planul a rămas neschimbat.

Sistemul Kaizen este aplicat cu succes și la Siemens. Au fost elaborate mai multe reguli interesante pentru a motiva angajații:

1. Învățați să gândiți neconvențional.
2. Nu căutați scuze. Puneți sub semnul întrebării ceea ce a fost înainte.
3. Corectați imediat greșelile.
4. Căutați soluții frugale.
5. Puneți întrebări până când găsiți cauza problemei.

De asemenea, conform conducerii, 10 angajați vor face o treabă mai bună decât 1 specialist.

Și ce se poate spune despre Rusia? GAZ Group și KamAZ OAO au fost primele care au aplicat principiile producției suplu încă de la începutul anilor 2000. După introducerea sistemului Kaizen, s-a observat o creștere a eficienței producției. Până în prezent, întreprinderile au economisit 23.000.000.000.000.000 de ruble.

Managerii companiei au ascultat cu atenție sugestiile angajaților. Potrivit statisticilor, în anii de utilizare a sistemului Kaizen, au primit peste 700 dintre acestea. Ca urmare, fluxul de lucru a fost îmbunătățit și au fost eliberați 364 m² de spațiu utilizat în mod necorespunzător.

Cum se implementează sistemul japonez — Kaizen Blitz

Este nevoie de mult timp pentru a implementa conceptul Kaizen în producție. Un atelier Kaizen Blitz va contribui la accelerarea procesului. În decurs de 1 până la 2 săptămâni, personalul va învăța cum să aplice principiile de bază ale acestei metode în activitatea lor. Implementarea sistemului Kaizen se realizează în 3 etape:

1. Pregătire preliminară. Acesta este un studiu al particularităților producției, căutarea zonei cu probleme, formarea echipei, dezvoltarea planului evenimentului.
2. În mod direct Kaizen-blitz. Participanții fac cunoștință unii cu alții. Responsabilitățile sunt distribuite între ei. După ce situația este analizată în profunzime. Angajații propun și testează idei, le implementează în producție, vin cu noi standarde.
3. În ultima etapă, participanții pregătesc o prezentare și raportează rezultatele.

La sfârșitul formării, singurul lucru care rămâne de făcut este să monitorizați punerea în aplicare a planurilor.

Diferența dintre sistemele de management tradiționale și sistemul Kaizen

Pentru comoditate, diferențele sunt colectate în tabel.

Caracteristici	Management clasic	Metoda Kaizen
Obiectiv	Eliminarea concurenților.	Creșterea numărului de clienți.
Piața	Tot ceea ce poate fi produs este produs.	Se produce ceea ce au nevoie clienții.
Management	Orientat spre fluxul de lucru.	Nu doar orientată spre proces. Rezultatul este la fel de important.
Cultura de management	Metodele de rezolvare a problemelor sunt discutate după ce problema a apărut.	Se desfășoară activități pentru a preveni problema.
Găsirea de soluții la probleme	Dacă s-a întâmplat ceva, prima întrebare care trebuie pusă este a cui a fost vina.	Se clarifică modul în care s-a produs eșecul.
Atitudini față de schimbare	Schimbarea nu este binevenită.	Schimbarea are loc în mod regulat.
Procesul de producție, vânzări	Considerate două domenii separate.	Strâns legate una de cealaltă.
Cine este un manager	Un supraveghetor.	Un formator.
Atitudinea față de angajați	Angajații sunt un element de cheltuială.	Angajații sunt activele companiei.
Rezolvarea problemelor	Problema este rezolvată în cadrul unei ședințe de management.	Căutarea unei soluții se desfășoară la locul de muncă sau în gemba.
Reglementări	Sunt prescrise o singură dată. Nu sunt supuse schimbării.	Sunt supuse schimbării.
Locul de muncă, sit	Considerat o sursă de probleme.	Este o sursă de îmbunătățire.
Formarea echipei	Nu se desfășoară pentru toată lumea.	Desfășurată pentru toți membrii echipei.
Analiza performanțelor angajaților	Sunt evaluate doar punctele slabe.	Sunt luate în considerare cele mai bune calități.
Metode de lucru	Rutină.	Îmbunătățiri constante în procesul de lucru.
Dezvoltarea managementului	Managerul are o specializare îngustă.	Managerul are mai multe competențe.
Informații legate de management	Accesul este restricționat.	Accesibilă tuturor celor care doresc să știe.

Sistemul japonez de management Kaizen câștigă din toate punctele de vedere.

Concluzie

Sistemul Kaizen în producție se referă la consecvență, ordine, economie, zero pierderi. Este vorba, de asemenea, despre tratarea fiecărui angajat cu respect, indiferent de poziția acestuia. Conform filosofiei Kaizen, membrii echipei reprezintă cea mai mare valoare. Eficiența procesului de lucru și dezvoltarea companiei depind de ei. Implementarea Kaizen în cadrul companiei va avea numai consecințe pozitive.