Matricea Eisenhower — principiul gestionării eficiente a timpului

Matricea Eisenhower este o metodă de gestionare eficientă a timpului care vă ajută să obțineți rezultate rapide și semnificative și să aveți întotdeauna timp pentru orice.

Nu poți cumpăra timp pe bani, dar ai vrea să stăpânești secretele vieții și să adaugi cel puțin încă o oră la ziua ta. Este simplu: planificarea este asistentul tău ideal pe drumul spre bunăstare. Planificarea este cea care vă va ajuta să ieșiți dintr-o stare constantă de presiune a timpului și să evitați iritabilitatea și frustrarea.

Matricea Eisenhower vă ajută să obțineți mai mult și abordează provocările importante ale planificării. Starea de lămâie stoarsă este starea standard a majorității oamenilor la sfârșitul zilei de lucru. Situația poate fi schimbată cu o întoarcere de 180 de grade.

Dwight David Eisenhower, cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, un politician remarcabil și fost militar talentat, a fost primul care a căutat în mod serios o soluție la problema alocării eficiente a timpului. Din ce în ce mai mulți oameni preferă să utilizeze matricea Eisenhower pentru a obține eficiență în afaceri.

Creatorul metodei Eisenhower

Dwight David Eisenhower s-a născut în 1890 într-o familie obișnuită. În 1909 a absolvit liceul, urmat de 4 ani de studii la academia militară. Cu o predilecție specială, Eisenhower a studiat biografia lui Lincoln și a marilor personalități ale acestei lumi. Părinții în tot ceea ce au sprijinit pe fiul lor. Sprijinul celor dragi în tinerețe va influența în mod pozitiv cariera lui Eisenhower în viitor.

Demisia din 1948 nu a fost sfârșitul activității active. După ce Eisenhower a devenit rector al Institutului Columbia, iar la începutul anului 1953 a preluat funcția de președinte al Statelor Unite — la această funcție a fost ales apoi de mai multe ori. Înainte ca politicianul să se confrunte cu problema gestionării eficiente a timpului, iar Eisenhower o rezolvă.

Matricea lui Eisenhower ca metodă de organizare a timpului

Acum înțelegem clar că managementul timpului este un instrument care ajută la planificarea eficientă a sarcinilor și la gestionarea timpului, păstrând în același timp energia. În anii 1950, Eisenhower nu știa acest lucru.

Matricea Eisenhower a fost creată pentru a ajuta la rezolvarea sarcinilor urgente și importante. Nu este recomandată pentru planificarea pe termen lung, dar pentru stabilirea obiectivelor zilnice această metodă este de neegalat. Utilizarea sa elementară face ca piramida Eisenhower să fie accesibilă tuturor oamenilor.

Creșteți-vă productivitatea și optimizați costurile prin punerea în practică a principiului Eisenhower. Ajutați-vă să scăpați de îngrijorarea și anxietatea perpetue.

Folosiți Matricea Eisenhower ca instrument de stabilire a priorităților. Din punct de vedere vizual — este vorba de 4 cadrane, în fiecare dintre ele fiind marcate sarcinile pentru ziua în curs. Principalul lucru este să le diferențiați cu exactitate în ceea ce privește urgența și importanța.

Din punct de vedere condițional, aceste cadrane sunt împărțite în:

1. Cadranul A (important și urgent);
2. Cuadrantul B (important și nu urgent);
3. Cadranul C (nu este important și urgent);
4. Cadranul D (nici urgent, nici important).

«O sarcină atât de simplă — doar așezarea sarcinilor în cadrane?», ați putea gândi. Această metodă este într-adevăr simplă, dar, ca orice altceva, este nevoie de practică pentru a perfecționa abilitatea.

Caracteristicile cadranelor

Pentru a vă ajuta să înțelegeți cum să încadrați sarcinile în cadrane, mai jos aveți o explicație detaliată pentru fiecare cadran.

Cuadrantul A (important și urgent)

Dacă acest cadran are 2 sau mai multe puncte zilnic, acordați atenție autodisciplinei. Este ideal atunci când nu există intrări în acest cadran. Acest lucru vorbește despre organizarea și poziția de viață activă a unei persoane. În cazul lenei și al veșnicei amânări «pentru mâine», cadranul A va fi întotdeauna umplut.

Stabiliți corect prioritățile și nu permiteți lista eternă în sectorul lucrurilor importante și urgente.

În cazul în care nu este posibil să se lase nesupravegheat cadranul A, introduceți cazurile care îndeplinesc următoarele cerințe:

• Acestea sunt cazurile a căror neîndeplinire urgentă va avea un impact negativ asupra sănătății dumneavoastră.
• Neîndeplinirea acestor lucruri va duce cu siguranță la eșec, criză și probleme.
• Dacă se amână sarcina pentru mai târziu, este imposibil să se atingă obiectivul final.

În cadranul A scriem toate sarcinile legate de familie, sănătate și carieră. Dacă sunteți student, studiul este, de asemenea, o prioritate.

Renunțați la principiul: dacă vreți să faceți bine, faceți-o singuri. Acest lucru este fundamental greșit. Oamenii de succes care au stăpânit delegarea își ușurează semnificativ ziua.

Delegarea vă permite să delegați o sarcină unei alte persoane, dar delegatorul este responsabil pentru calitatea muncii efectuate. Învățați un angajat să o facă bine și fără ajustări o singură dată și folosiți abilitățile sale ulterior. Atribuiți corect sarcinile și totul se va rezolva.

Cuadrantul B (important și nu urgent)

În cadranul B ar trebui să scrieți lucruri importante care nu necesită urgență. De exemplu, lucrați într-o organizație mare și sarcina dvs. este să obțineți o promovare. Factorul decisiv în atingerea obiectivului dvs. va fi un proiect de optimizare a activității de producție. Managerul așteaptă cifrele finale până luni, dar dumneavoastră aveți totul gata miercuri. Firește, problema este importantă, dar nu este urgentă. Până luni puteți totuși să verificați de mai multe ori raportul și să vă asigurați că nu există niciun sughiț.

Cadranul B merită o atenție deosebită. În mod ideal, acesta ar trebui să fie completat, iar cadranul A gol. Dacă reușiți să realizați acest lucru în practică, sunteți pe drumul spre succesul financiar. Rezolvați zilnic sarcini importante și non-urgente și trăiți o viață fericită și bogată, plină de emoții strălucitoare, dezvoltați-vă, construiți o carieră și câștigați mai mulți bani, utilizați pârghiile la maximum pentru a vă atinge obiectivele.

Nu vă grăbiți, concentrați-vă asupra a ceea ce este important și îndepliniți sarcinile una câte una, cu calitate. Obțineți rezultate prin aplicarea metodei Eisenhower.

Cuadrantul C (neimportant și urgent)

Apariția chestiunilor neimportante, dar urgente, este dificil de prevăzut. De exemplu, aparatul de cafea s-a stricat. Repararea echipamentului de bucătărie nu este o chestiune de primă importanță, dar totuși cafeaua proaspăt preparată dă putere și optimism dimineața. A începe ziua cu o ceașcă parfumată de băutură revigorantă este mult mai plăcută decât fără ea. Înțelegeți despre ce este vorba în Cadranul C?

Metoda Eisenhower de planificare a timpului este ideală, principalul lucru este să separați corect lucrurile. Veți învăța cum să o faceți în timp. Să ne uităm la un alt exemplu.

Magazinul de electrocasnice are o promoție la toate aspiratoarele. Doar astăzi puteți cumpăra oricare dintre ele cu o reducere de 50%. Al tău s-a stricat de mult timp, dar te descurci destul de bine fără el, iar oferta este tentantă.

Deci, să vedem. Este important pentru tine să cumperi un aspirator acum?

În principiu, puteți aștepta, dacă n-ar fi un «dar»: atras de reducere.

Da, pentru că aspiratorul este disponibil la un preț atractiv doar astăzi.

Acum înțelegeți cum să selectați cazurile pentru Cuadrantul C? Nu vă grăbiți cu alocarea. Luați în serios tabelul Eisenhower și investiția de timp va fi compensată atunci când veți vedea efectul metodei Eisenhower.

Cuadrantul D (nu este important sau urgent).

O persoană nu poate să se țină ocupată tot timpul și să se ocupe doar de sarcinile vitale. Uneori, este nevoie de o resetare, iar lista de lucruri de făcut din Cadranul D o va oferi.

Unele persoane consideră că este o pierdere de timp și că a face lucruri de care nimeni nu are nevoie nu va aduce nimic bun și va duce la degradare. Desigur, acest lucru este valabil și în cazul abuzului de nicotină și alcool. Este inadecvat să ne certăm aici. Dar ce se întâmplă când vine vorba de discuțiile cu prietenii și familia, de exemplu? Facem parte din societate și, fără o comunicare neutră, ne vom transforma în roboți care execută zilnic sarcini eficiente. Rețelele sociale vor informa despre schimbările din viața colegilor, iar citirea unei cărți interesante va energiza entuziasmul și va oferi noi cunoștințe.

În plus, pe baza cerințelor diagramei Eisenhower, cadranul D ar trebui să includă activități care ne aduc confort și plăcere, cum ar fi mersul la restaurant cu o persoană dragă, mersul la coafor sau participarea la expoziții și concerte. Aceste activități sunt plăcute și utile atât pentru bărbați, cât și pentru femei.

Rareori se acordă atenție cadranului D. De obicei, acesta este lăsat gol. Dar psihologii recomandă cu insistență să se noteze și să se noteze sarcinile care aduc satisfacție morală și ușurare emoțională.

Șablonul matricei Eisenhower

Consultați exemple de matrice Eisenhower aici sau aici.

Matricea Eisenhower vă va ajuta să renunțați la lucrurile neimportante pentru a vă concentra la maximum asupra sarcinilor importante. Veți vedea în practică că nu trebuie să depășiți munți de sarcini și să vă irosiți energia pentru a vă atinge obiectivele. Veți învăța cum să clasificați sarcinile în funcție de importanță și urgență.

Cum să clasificați corect sarcinile într-un tabel

Haideți să alegem elementele esențiale de mai sus pentru a facilita utilizarea metodei Eisenhower. Distribuiți sarcinile din tabel în funcție de cele 4 cadrane:

• Lucruri primare importante și urgente care trebuie făcute imediat.
• Sarcini importante, dar nu urgente, care ar trebui finalizate cu prima ocazie. Acestea au un impact mare asupra obiectivului final, dar nu sunt «arzătoare».
• Sarcini neimportante și urgente care au o probabilitate scăzută de a afecta rezultatul pozitiv al ceva.
• Sarcini neimportante și neurgente pe care ne permitem să le facem atunci când vrem să ne relaxăm și să ne distrăm.

Veți deveni un maestru atunci când va exista o liniuță în lista de sarcini urgente și importante din cadranul A. Graba este deprimantă, nu vă oferă o pauză, iar calitatea sarcinii finalizate lasă adesea de dorit. Nu vă descurajați dacă, la început, lista de sarcini din cadranul A este mai lungă decât în celelalte cadrane. Nu sunteți primul care învață din greșeli. Ținând cont de experiența dumneavoastră, veți putea face față dificultăților în viitor și veți face ca completarea matricei Eisenhower să fie automată.

Cum să aplicați matricea Eisenhower în practică

Este timpul să puneți în practică ceea ce ați învățat. Știți destule pentru a începe să folosiți metoda de planificare Eisenhower în viața dumneavoastră.

Respectați reguli simple pentru a evita greșelile frecvente ale începătorilor:

• Este mai bine să schițați o listă de sarcini încă de seara. Decideți imediat ce vă simțiți mai confortabil să folosiți. Poate fi un carnețel, o tabletă sau matricea Eisenhower în excel de pe telefon. Chiar și o foaie de hârtie A4 obișnuită va fi suficientă. Principalul lucru este să aveți întotdeauna datele la îndemână.
• Cât timp sunteți începător, scrieți o listă cu toate lucrurile de făcut pe o foaie de hârtie separată și abia apoi introduceți-o în matricea Eisenhower. Mai târziu, veți putea sări peste acest element și veți putea clasifica imediat sarcinile în funcție de importanță și necesitate.
• Citiți cu atenție lista de sarcini, întrebându-vă cu privire la urgența acestora.

Atunci când clasificați lucrurile pe scara Eisenhower, întrebați-vă:

• Această sarcină se încadrează în domeniul valorilor mele prioritare? Dacă răspunsul este da, este importantă; dacă răspunsul este nu, nu este importantă.
• Mă voi confrunta cu consecințe negative dacă nu îndeplinesc această sarcină? Această întrebare va determina, de asemenea, gradul de importanță.
• Gradul de urgență este determinat de durata de relevanță a sarcinii. Dacă sarcina nu poate fi finalizată mâine, atunci urgența este primordială.

Asigurați-vă că lăsați spațiu pe lista de lucruri de făcut dacă ați făcut-o pe hârtie. Puteți adăuga la ea. Sarcinile care nu sunt finalizate astăzi ar trebui să fie transferate în lista de sarcini pentru ziua următoare. Dacă ați citit cu atenție articolul, vă dați seama că sarcinile nefinalizate vor fi prezente în matricea Eisenhower în fiecare zi.

Exemplu de matrice Eisenhower completată

Să luăm ca bază o zi din viața unui profesor de geografie de la școală.

Urmând recomandările din paragraful anterior, să facem o listă de lucruri de făcut de seara (lista este scurtă, este important să înțelegem esența metodei Eisenhower):

1. Mâine am 4 lecții la liceu: la 8.30, 10.00, 12.00 și 14.00 (între lecții voi face muncă în folosul comunității).
2. Trebuie să aflu de ce nu mi-a sosit avansul pe card luna trecută (nu vreau să mă duc de fiecare dată la contabilitate pentru bani).
3. Vreau să-mi schimb tunsoarea și să-mi ajustez culoarea părului (mă gândesc la asta de mult timp).
4. Vreau să trimit prin poștă o carte unui coleg din alt oraș (am promis că o voi face la începutul săptămânii).
5. Trebuie să merg la supermarket (mai am cumpărături pentru câteva zile).

În viața reală există mult mai multe sarcini, dar pentru exercițiu ne vom rezuma la cinci elemente.

Rezultatul distribuirii cazurilor în funcție de metoda Eisenhower:

• După cum v-ați dat seama deja, primul articol este important și necesar, îl vom pune în cadranul A.
• Cadranul B va fi umplut cu afaceri importante, dar nu urgente, ale celui de-al 2-lea articol.
• În cadranul C se va afla sarcina urgentă, dar nu importantă, a punctului 4.
• Cazurile cu numerele 3 și 5 merg în cadranul D. Ele nu sunt urgente și nici cele mai importante, dar vă vor aduce plăcere și vă vor permite să vă relaxați.

Acum încercați să o faceți singuri.

În ce condiții veți găsi matricea Eisenhower utilă

Matricea ajută la planificarea sarcinilor complexe și importante. Înțelegeți principiul de funcționare al metodei și aplicați-o în planificarea pe termen scurt.

Nu ezitați să aplicați matricea Eisenhower în viața dvs. dacă:

• este dificil să definiți sarcina principală, este dificil să înțelegeți de unde să începeți;
• sunteți sinceri cu voi înșivă și răspundeți cu sinceritate la întrebările puse în timpul planificării;
• doriți să vă optimizați timpul;
• știți că puteți face mai mult, dar nu înțelegeți cum să obțineți cele mai bune rezultate;
• nu mai amânați lucrurile pentru mâine.

Pentru a obține rezultate, nu este suficient să studiați matricea Eisenhower. Doar punând în practică aceste cunoștințe veți vedea efectul.

Este posibil să vă gestionați timpul destul de bine așa cum este

Dar dacă nu aveți nevoie de metodele lui Eisenhower și vă descurcați foarte bine și fără matrice? Sunteți gata să vă decideți chiar acum?

Atunci răspundeți sincer la aceste întrebări:

• Vă faceți întotdeauna o listă de sarcini?
• Răspundeți la timp la e-mailuri?
• Mergi acasă la timp și în weekend munca nu este despre tine?
• Rețelele de socializare și discuțiile te împiedică să îndeplinești sarcinile importante?
• La sfârșitul zilei, nu vă simțiți iritabil și nu aveți impresia că ați fi putut face mai mult?
• Acordă întotdeauna atenția cuvenită familiei tale?

Gândiți-vă dacă vreți să vă schimbați starea actuală de lucruri sau să lăsați lucrurile așa cum sunt. Graficul Eisenhower este asistentul dvs. de planificare.

Câteva sfaturi suplimentare pentru a vă organiza și a economisi timp

Folosiți aceste sfaturi atunci când implementați Metoda Eisenhower în viața dumneavoastră:

1. Nu vă supraîncărcați cu sarcini neesențiale.
2. Păstrați-vă locul de muncă ordonat și nu pierdeți timpul căutând documente, obișnuiți-vă cu ordinea.
3. Încercați să faceți lucrurile importante dimineața, nu seara, când activitatea este în declin.
4. Cel mai bun este dușmanul celui bun. Luați problema în serios, dar fără fanatism.

Un ultim sfat. Alegeți un domeniu în care preferați să înțelegeți cel mai bine. Este imposibil să știți totul.

Concluzie

Așadar, matricea Eisenhower este un exemplu de distribuție a cazurilor. Voltaire a spus: «Dimineața fac planuri și după-amiaza fac prostii». Eisenhower a oferit metoda perfectă pentru a evita aceste lucruri stupide. Ajută-te să devii mai fericit și să ai mai mult succes. Puneți graficul în practică, iar rezultatele nu vor întârzia să apară.

Timpul scapă de sub controlul nostru, dar putem să ne gestionăm timpul în mod eficient.