Eticheta în afaceri: reguli și principii de comunicare în afaceri

Eticheta de afaceri este parte integrantă a afacerilor. Aceasta este opinia antreprenorilor cu experiență. Acest lucru nu este surprinzător, deoarece capacitatea angajaților de a comunica cu clienții și între ei afectează activitatea companiei în ansamblu. Respectarea regulilor de etichetă în afaceri vă permite să anulați conflictele, să creșteți semnificativ eficiența. De aceea, se acordă atât de multă atenție studiului lor.

De ce este necesară eticheta în afaceri

Tinerilor oameni de afaceri li se pare că nu este nevoie să respecte normele etichetei de afaceri. Ei nu văd nimic greșit în a veni la o întâlnire în blugi și un tricou cu un desen indecent. Ei nu cunosc nuanțele corespondenței de afaceri, așa că introduc emoticoane în mesajele lor. De asemenea, nu înțeleg lanțul de comandă și respectul. Ca să nu mai vorbim de eticheta de afaceri.

În anumite cercuri, un astfel de comportament poate fi considerat normal. Cu toate acestea, o persoană din mediul de afaceri trebuie să comunice nu numai cu colegii, ci și cu funcționarii, investitorii și persoanele în vârstă. Nu este loc pentru emoticoane, bătăi pe umăr și alte libertăți.

Primele mențiuni despre eticheta în afaceri datează din secolele XI-XII d.Hr. În acea perioadă, a început diviziunea muncii. În fiecare sferă au apărut cerințe separate privind comunicarea. Acestea s-au format pe baza experienței și a necesității de a comunica cu o varietate de persoane. Opinia publică a jucat un rol important.

În general, eticheta de afaceri îndeplinește două funcții importante:

1. Ajută la impresionarea partenerilor și a colegilor.
2. Ajută la stabilirea relațiilor în cadrul echipei, la evitarea conflictelor.

Putem spune că respectarea regulilor etichetei în afaceri reprezintă formarea unei bune reputații, a unei imagini. Cine nu le respectă, riscă să piardă fața companiei, bunele relații cu ceilalți.

Etică și etichetă

Aceste două concepte au diferențe semnificative. Etica reprezintă normele morale și etice acceptate în societate. Eticheta reprezintă reguli specifice de comportament. Aceasta este una dintre părțile eticii.

Pe lângă eticheta de afaceri, există eticheta militară, diplomatică, cea de zi cu zi, cea a oaspeților. Toate conceptele includ respectul față de persoanele în vârstă, asistența reprezentanților de sex feminin, modestia, toleranța, bunătatea.

Etica ca o calitate a personalității

O persoană poate fi inițial etică. Mulți oameni au această calitate în mod înnăscut. Alții trebuie să învețe să construiască relații cu ceilalți. În acest caz, etica se numește profesională sau dobândită. Atunci când angajează un nou angajat, companiile îi oferă adesea acestuia mai multe teste psihologice. Pe baza rezultatelor, acestea stabilesc ce fel de etică posedă el sau ea. Aceasta este la fel de importantă ca experiența și profesionalismul.

O persoană pentru care respectarea regulilor de etichetă în afaceri nu este dificilă, are multe calități importante:

• conștiință, responsabilitate;
• voință, autocontrol;
• onestitate în gânduri și acțiuni;
• prietenie, capacitatea de a stabili contacte, colectivism;
• autocontrol, rezistență la situații stresante, capacitatea de a controla sentimentele și impulsurile emoționale;
• integritatea, consecvența acțiunilor, combinația dintre cuvinte și acțiuni;
• sârguința, interesul pentru activitățile companiei;
• seriozitate, stabilitate;
• umanitate, toleranță;
• optimism, încredere în sine;
• gândire pozitivă.

Se pare că o persoană etică este o mană cerească pentru o companie. Și poate ocupa orice poziție, fie că este vorba de un manager sau de un simplu angajat. În ambele cazuri, afacerea va avea succes.

Caracteristicile comunicării etice în mediul de afaceri

Calitățile de mai sus sunt, bineînțeles, importante. Dar pentru o afacere de succes ele nu sunt suficiente. Eticheta de afaceri nu este doar gândire pozitivă, onestitate, prietenie. Este o întreagă gamă de orientări privind tonul, modul de comunicare, comportamentul.

1. Politețea. Un antreprenor ar trebui să vorbească cu partenerii și colegii într-o manieră prietenoasă. De asemenea, este necesar să zâmbească, deoarece un zâmbet este considerat o carte de vizită a unei persoane de succes. Nervozitatea, panica, iritabilitatea excesivă ar trebui să fie excluse.
2. Corectitudine. Eticheta în afaceri nu recomandă să fii nepoliticos, să îți ridiculizezi interlocutorul sau să îți verși emoțiile. O persoană etică este atentă chiar și la acei oameni care îi provoacă antipatie directă.
3. Tact. Nu este necesar ca în conversație să se atingă subiecte incomode sau controversate.
4. Delicatețea. În acest caz, eticheta de afaceri implică finețea și flexibilitatea discursului. În special, acest lucru se aplică la complimente. Este important ca acestea să fie sincere și, de asemenea, să nu se transforme în lingușire deschisă și ipocrizie.
5. Modestie. Un om de afaceri de succes nu-și etalează niciodată virtuțile și realizările. El se comportă cu modestie, punându-și astfel în evidență manierele și demnitatea.
6. Angajamentul. Această instrucțiune se aplică atât managerilor, cât și subordonaților. Toate promisiunile făcute trebuie neapărat să fie îndeplinite. Acest lucru va dovedi încă o dată că o persoană este capabilă să evalueze sobru situația, să calculeze timpul și efortul.

O altă calitate importantă a unui om de afaceri este punctualitatea. În afaceri nu este loc pentru întârziere și imprecizie. Așteptarea mai mult de 5 minute este considerată o încălcare gravă a etichetei de afaceri. Aceasta este o dovadă că un partener sau un coleg nu prețuiește timpul său sau al celorlalți.

Reguli de prezentare

Acasă, o persoană poate merge în orice: în pijamale roz sau șosete cu urechi amuzante. Dar la locul de muncă, aspectul său trebuie să îndeplinească anumite cerințe. În caz contrar, va fi considerat neserios, nedemn de încredere, superficial sau chiar incompetent.

Codul vestimentar

Reguli privind codul vestimentar în afaceri:

1. Bărbații trebuie să poarte un costum de afaceri sau, separat, o cămașă și pantaloni (pot fi înlocuiți cu blugi, dacă se dorește). Femeile au voie să ia un costum sau o bluză și o fustă creion. Decolteurile adânci și lungimea mini sunt interzise.
2. Nu trebuie să folosiți multe accesorii. Un ceas și butoni de manșetă sunt suficiente pentru sexul puternic. Femeile au voie să poarte cercei și un inel sau cercei și un lanț. Principalul lucru este că bijuteriile nu ar trebui să fie mai mult de două.
3. Femeile și bărbații ar trebui să aibă o coafură și o manichiură îngrijite. Aceștia din urmă trebuie, de asemenea, să monitorizeze starea mustății, a bărbii.
4. Conform regulilor etichetei de afaceri, pantofii trebuie să fie întotdeauna curați. Acest lucru este valabil chiar și atunci când afară este mocirlă sau plouă.
5. Nu ar trebui să existe piercinguri și tatuaje în locuri vizibile. Este mai bine să le ascundeți sub haine. Arătați-le doar atunci când se stabilește o relație de prietenie cu partenerul.

Aspectul depinde în mod direct de importanța întâlnirii sau a negocierilor. Cu cât sunt mai responsabili, cu atât mai strict ar trebui să fie codul vestimentar.

Gesturi, mișcări, expresii faciale

Potrivit statisticilor, un număr mare de tranzacții nu au avut loc din cauza gesturilor nepotrivite sau a comportamentului familiar. Prin urmare, ar trebui să vă supravegheați întotdeauna.

O persoană etică arată astfel:

• postură dreaptă, mișcări fără grabă, fără agitație;
• o privire îndreptată direct în ochi, fermă și încrezătoare;
• expresiile faciale și emoțiile sunt reținute.

O atenție deosebită trebuie acordată contactului tactil. În afaceri, este vorba exclusiv de o strângere de mână. Mângâierea pe umăr, îmbrățișarea, sărutul sunt inadmisibile aici.

Un loc de muncă ordonat

Nu numai aspectul trebuie să fie prezentabil, ci și biroul. Este puțin probabil ca partenerii să fie încântați de dezordinea creativă. Păstrați-vă locul de muncă ordonat în permanență. Orice lucru mic, cum ar fi agrafele de hârtie sau pixurile, ar trebui să fie păstrat în locul lor desemnat. Același lucru este valabil și pentru dosare și hârtii.

Reguli de comunicare în afaceri

Respectarea unui număr de recomandări vă va permite să vă câștigați o bună reputație în fața partenerilor și colegilor, precum și să stabiliți o relație de încredere cu aceștia.

Respectați timpul interlocutorului

În eticheta de afaceri, timpul este considerat, pe bună dreptate, cea mai importantă dintre resurse. Acesta este în mod constant în criză. De aceea, oamenii de afaceri de succes își planifică programul în avans, scriindu-și ziua la secundă. Întârzierea la o întâlnire cu aceștia, chiar și pentru 5 minute, afectează foarte mult activitatea.

Dacă există o problemă cu punctualitatea, trebuie să vă familiarizați cu managementul timpului.

Învățați să ascultați și să auziți

Această regulă se aplică în orice domeniu. Nu contează despre ce este vorba: încheierea unui contract, întâlnirea cu partenerii sau investitorii, întâlnirea cu furnizorii sau o conversație serioasă cu subordonații. În orice caz, trebuie să auziți informațiile, să prindeți esența.

Este important să lăsați interlocutorul să vorbească. În conversația sa va exista cu siguranță ceva care va ajuta la continuarea comunicării și la construirea de relații.

Vorbiți cu competență

O altă regulă a etichetei de afaceri. Aceasta presupune curățarea discursului de gunoaie verbale, de exemplu, cuvintele «bine», «mai scurt», «ca și cum». Persoana care le folosește nu este neapărat analfabetă. Mai degrabă, utilizarea cuvintelor parazite este un obicei. Ar trebui să fie combătut.

Este necesar să fii alfabetizat nu numai în conversație, ci și în corespondență. Majoritatea antreprenorilor au secretari sau adjuncți care să facă acest lucru. Dar există momente în care trebuie să compuneți singur un document.

Antrenați-vă dicția

Este important să vă antrenați în mod regulat. Acest lucru este valabil mai ales în situațiile în care există defecte de vorbire, cum ar fi bâlbâiala, șoapta sau bâlbâiala. Dacă nu le puteți face față de unul singur, merită să contactați un logoped.

Etica conversațiilor telefonice

Aceasta se bazează pe mai multe reguli:

1. Trebuie să începeți conversația cu un salut. Este important să apelați persoana pe nume, patronimic, precum și să vă prezentați.
2. La începutul conversației este necesar să se spună în numele cărei companii se face apelul.
3. Este important să se clarifice dacă interlocutorul se simte confortabil să vorbească.
4. Dacă persoana este pregătită să continue conversația, este necesar să se spună despre scopul acesteia.

La final, merită să conveniți asupra unei întâlniri personale sau a unei alte modalități de continuare a comunicării.

La fel ca într-o conversație normală, trebuie să vă ascultați cu atenție interlocutorul, să puneți întrebări de orientare și să puneți întrebări dacă ceva nu este clar. Acest lucru vă va ajuta să obțineți mai multe informații despre subiectul conversației și despre persoana respectivă. Vorbiți cu precizie și pe scurt. Nu este recomandat să vorbiți despre lucruri care nu au nicio legătură cu esența.

Etica corespondenței de afaceri

Scrisorile de afaceri electronice și pe hârtie trebuie să respecte o serie de cerințe simple:

1. Primul lucru la care trebuie să acordați atenție este designul. Este mai bine să scrieți pe un antet cu sigla companiei. O alternativă este o foaie albă de hârtie cu informații despre expeditor și datele de contact în partea de sus.
2. Destinatarului trebuie să i se adreseze exclusiv prin prenume și patronimic.
3. Este strict interzisă folosirea cuvintelor de argou.
4. Nu este necesar să se treacă la raționamente. Gândurile trebuie să fie scurte și ușor de înțeles.

La sfârșitul scrisorii, nu uitați să puneți data scrierii și semnătura.

Reguli de comunicare pe internet

Odată cu apariția rețelelor sociale și a mesagerilor, comunicarea, inclusiv comunicarea de afaceri, s-a mutat acolo. Acest lucru este convenabil, deoarece acolo domnește o atmosferă mai informală decât la birou.

Eticheta de afaceri impune următoarele cerințe privind comunicarea online:

1. La fel ca în cazul altor tipuri de corespondență, trebuie să vă adresați interlocutorului dumneavoastră pe nume și patronimic. Acest lucru este valabil și atunci când numele lor din rețelele de socializare nu provoacă decât un zâmbet.
2. Nu ar trebui să folosiți un număr mare de emoticoane. Este suficient să inserați 1-2.
3. Chiar și ceea ce trebuie să acordați atenție nu ar trebui să fie evidențiat cu litere mari (Caps Lock). Acestea sunt adesea luate pentru a striga sau pentru a exprima emoții negative.

Și încă o cerință. Înainte de a începe o conversație, trebuie să studiați informațiile de pe pagina interlocutorului. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți gândurile și aspirațiile sale.

Concluzie

A fi un profesionist într-o anumită industrie și a dezvolta o strategie pentru dezvoltarea companiei reprezintă jumătate din bătălie. Este imposibil să obțineți succesul fără a respecta regulile etichetei de afaceri. Este important să știi cum să te comporți în această sau acea situație, cum să arăți și să vorbești astfel încât de la prima întâlnire să câștigi respectul și încrederea partenerilor și investitorilor. Amabilitatea, capacitatea de a asculta și de a fi ascultat vă vor ajuta să vă duceți compania la nivelul următor.