Cum să vă planificați ziua: sfaturi și exemple

Toată lumea are nevoie de un plan pentru ziua respectivă. Vreți să aveți multe de făcut, să fiți productivi și în același timp să fiți energici. De aceea, planificarea zilei este un aspect important și relevant. Oamenii ocupați își fac un program pentru o lună, o săptămână, uneori chiar un an. Dar rutina zilnică joacă în continuare un rol important. Cum să vă planificați ziua în mod corespunzător?

De ce este important să vă faceți un plan zilnic

A face planuri zilnice este necesar pentru a folosi timpul în mod eficient, pentru a face cât mai multe lucruri importante. Planificarea vă ajută să fiți concentrat și adunat.

La prima vedere, realizarea unui plan poate părea o sarcină descurajantă. Dar cu puțină muncă și creativitate, învățând câteva instrumente la îndemână, puteți face un plan bun pentru a vă atinge obiectivele.

Tehnici Jedi

«Tehnica Jedi a inboxului gol» — o metodă de planificare a zilei, de gestionare a timpului și a sarcinilor. A fost dezvoltată de antrenorul de afaceri Maxim Dorofeev ca o modificare a metodei GTD (GettingThingsDone).

«Cutiile de intrare» (sau «inboxes») sunt sarcini, sarcini de făcut și planuri care necesită o anumită acțiune sau decizie. Atunci când «inboxurile» sunt pline, creierul este agitat, incapabil să lucreze productiv. Prin urmare, «inbox-ul» trebuie curățat și lucrurile trebuie finalizate.

Cum să lucrați cu «cutia poștală de intrare»

• Scrieți sarcinile, ideile, achizițiile și alte lucruri într-o listă separată («inbox»).
• Toate lucrurile de făcut trebuie păstrate într-un singur loc. Nu faceți multe liste.
• Un «inbox» gol reprezintă informații sortate și colectate într-un singur loc.
• «Inbox» este locul în care sunt stocate sarcinile de făcut înainte de a fi sortate. Pe măsură ce noi sarcini («inboxes») sunt adăugate în ea, dosarele finalizate ies din ea.
• Treceți prin listă cu o anumită frecvență (o dată pe zi sau pe săptămână), eliminați sarcinile care au fost deja finalizate, adăugați noi «inbox-uri».

Tehnica Jedi sugerează doar 2 priorități pentru sarcini — cele care trebuie făcute și cele care nu trebuie făcute.

Orice sarcină ar trebui să răspundă la întrebarea «Ce ar trebui să fac?».

Lista de sarcini (sau lista de lucruri de făcut)

Mintea noastră este în permanență invadată de gânduri legate de sarcini și evenimente nefinalizate. Atunci când creierul este plin de «primite», nu poate funcționa în mod productiv. Atunci când vă notați sarcinile, vă eliberați creierul. De aceea, este util să faceți o listă (to-do list).

Găsiți o aplicație la îndemână pentru a ține o listă. Folosiți popularele Todolist, Evernote, Doit.Im. Dacă nu sunteți prietenos cu aplicațiile, procurați-vă un caiet obișnuit sau un planificator de zi.

Scrieți-vă lista cu viitoarele lucruri de făcut până la ultimul detaliu. Verificați agendele, notițele de pe desktop și post-it-urile, memento-urile de pe telefon. Adunați totul într-un singur loc.

La început veți obține o listă haotică. Apoi, aceasta trebuie să fie structurată, ierarhizată.

Evidențiați lucrurile importante. Folosiți principiul Pareto 80/20. Esența acestuia este că într-o listă de 10 cazuri există 2 care sunt mai importante decât altele.

Puteți folosi matricea de gestionare a timpului, care împarte toate cazurile în funcție de importanță și urgență. Luați o foaie de hârtie, împărțiți-o în 4 părți. Veți obține 4 cadrane. Acum luați o listă de lucruri de făcut și puneți fiecare dintre ele în cadranul din dreapta:

• A — lucruri importante și urgente de făcut (necesită atenție imediată);
• B — importante, dar nu urgente (lucruri pe termen lung);
• C — urgente, dar nu importante (ultimul lucru de făcut);
• D — nici urgent, nici important.

La început, întocmirea unei liste de sarcini poate părea descurajantă. Dar mai departe, după ce ați făcut prima «cutie de intrare», lucrurile vor deveni mai ușoare și mai rapide.

Programul zilnic

Un program zilnic diferă de o listă de sarcini prin faptul că specifică un moment pentru finalizare. Nu doar școlarii au programe și rutine. Îl face oricine vrea să profite la maximum de timp, să își programeze ziua pe ore și minute.

Decideți unde vă veți păstra programul zilnic. Este o aplicație de planificare sau un calendar pe smartphone. Dacă nu sunteți adeptul gadgeturilor, un organizator pe hârtie va fi suficient.

Includeți tot ceea ce este important în rutina zilnică. Scrieți în fiecare oră lucrurile care trebuie făcute astăzi. Puneți-le pe cele prioritare în capul listei.

Păstrați-le simple și ușor de înțeles. Țineți cont de toate lucrurile mărunte și de detaliile care nu sunt evidente în listă. Asigurați-vă că nu ați uitat nimic.

Încercați să estimați în mod obiectiv timpul petrecut cu sarcinile. Este mai bine să îl planificați cu o rezervă în caz de situații neprevăzute.

Exemplu de plan pentru o zi

Un exemplu de plan pentru o zi arată astfel:

• 6.00-ridicare;
• 6.00-6.30 — duș, exerciții fizice;
• 6.30-7.00 — mic dejun ușor;
• 7.00-7.40-îmbrăcarea pentru muncă;
• 8.30-12.30 — lucru la birou;
• 12.30-13.15 — prânz (mâncare sănătoasă), scurtă odihnă;
• 13.30 — 15.00 — lucru la birou;
• 15.00-15.15 — pauză de cafea/plimbare în aer liber;
• 15.15-17.30 — ședință de lucru;
• 17.30 — 18.30 — oprire la magazin pentru cumpărături, drum spre casă;
• 18.30 — 19.30 — pregătim cina, luăm cina;
• 19.30 — 21.00 — timp pentru sine/familie/hobby-uri;
• 21.00 — 21.30 — plimbare înainte de culcare;
• 21.30 — 22.00 — duș;
• 22.00 — 23.00 — lectură/muzică;
• 23.00 — un somn bun și sănătos.

Puteți folosi acest exemplu de rutină zilnică ca bază.

Sfaturi pentru crearea unui plan zilnic

Cum să vă planificați ziua? Luați în considerare 2 lucruri:

• Timpul pentru a face planul. Este mai bine să îl faceți din timp: fie cu o seară înainte, fie dimineața. Pentru a putea să îl revizuiți și să faceți ajustări.
• Rezumând ziua. Ultimul punct din planificarea zilnică ar trebui să fie rezumarea zilei. Analizați ce ați reușit să faceți, ce a cauzat dificultăți și cum să îmbunătățiți procesul de implementare a sarcinilor.

Pas cu pas, procesul de pregătire a unui plan este următorul:

• Faceți o listă a lucrurilor care trebuie făcute. Includeți sarcini mici și sarcini mari.
• Împărțiți cazurile în grupuri. Criteriile de sortare sunt diferite, de exemplu, importanța și urgența (principiul divizării este descris mai sus). Lucrurile importante sunt cele care vor duce la realizarea obiectivelor dumneavoastră. Faceți-le mai întâi. Dacă unele sarcini necesită o finalizare imediată, începeți cu ele.
• Numerotați sarcinile în ordinea priorității.
• Folosiți markere (simboluri sau culori) pentru a atribui importanță sarcinilor.
• Programați-vă sarcinile pentru un anumit moment. Păstrați o rezervă în caz de neprevăzut.
• Nu planificați multe sarcini pentru o singură zi. Planificați 1-3 lucruri importante care trebuie făcute oricum. Faceți restul dacă aveți timp.
• Repartizați în mod egal sarcinile de făcut din săptămână.

Nu vă supărați dacă unul dintre elementele din plan nu poate fi făcut. Amânați-l pentru ziua următoare.

Alte sfaturi utile de planificare

Când vă planificați ziua, luați în considerare câteva sfaturi:

• Fă-ți un jurnal frumos sau descarcă o aplicație pentru smartphone sau calculator în care să îți notezi sarcinile și planurile. Există multe software-uri-asistențiale care sistematizează automat sarcinile, fac modificări în timp și vă reamintesc planurile pe parcursul zilei. Printre cele mai populare instrumente de planificare se numără Google Calendar și Wunderlist.
• Țineți un planificator sau un jurnal la îndemână în permanență. Dacă aveți lucruri noi de făcut, puteți să vă ajustați rutina zilnică și să înregistrați noua sarcină.
• Utilizați 2-3 instrumente de planificare. De exemplu, există o metodologie eficientă, BulletJournal. Conform acesteia, lâncezeala, ideile, obiceiurile, finanțele sunt notate într-un caiet obișnuit. Sau tehnica populară de planificare Pomodoro. Esența sa este următoarea: setați un cronometru pentru 25-30 min și lucrați activ, fără distrageri. După ce opriți cronometrul, faceți o pauză de 5 minute. După care vă întoarceți la sarcinile dumneavoastră pentru 25-30 min.
• Împărțiți sarcina. După cum au descoperit oamenii de știință, creierul funcționează mai bine în anumite momente. Urmați-vă bioritmurile interne. Analizați în ce moment al zilei sunteți cel mai activ. În funcție de aceasta, distribuiți sarcina.

Și încă o recomandare. Încercați să evitați supraîncărcarea. Alocați în agenda dvs. cel puțin o zi liberă, pe care să o dedicați vouă înșivă și să faceți lucrurile preferate.

Concluzii

Este util pentru fiecare persoană să stăpânească abilitățile de planificare rațională a zilei. Acestea ajută la creșterea productivității și eficienței oricărei activități.

Aveți grijă de timp, acesta tinde să treacă repede și imperceptibil. Nu uitați să includeți în planurile dvs. timp pentru dvs. și pentru lucrurile preferate, pentru că acesta este cel mai bun stimulent energetic!